1 珍视时间的价值

时间是世人的君王，是他们的父母，也是他们的坟墓；它所给予世人的，只凭着自己的意志，按照他们的要求。

——莎士比亚

有一位名人说过，昨天是一张过期的支票，明天是一张尚未兑现的期票，只有今天才是可以流通的现金。因此只有今天才是我们惟一可以利用的时间，好好珍惜今日，善加利用吧。

其实，在现代企业，应该按小时给员工付酬更为合适，而不宜采用年薪制。因为按小时取酬的人比起那些按月甚至按年取酬的人来讲，可能更能感觉到时间的的价值。

如果你不相信，不妨去请一位精神病医生，让他在上班的时候和一位水暖工谈上一个小时的生活琐事，看他们各自的反应有何不同。

因此，为了有效地管理自己的时间，你要时时把自己当成是按小时计酬的人，不论你现在是领取月薪还是年薪。要算出你每小时究竟可以得到多少酬劳，国外有一种计算每小时报酬的办法：用你一年的薪水除以1000，再除以2，那差不多就是你每小时的酬劳。

例如，如果你一年的薪水是16000元，你每小时的酬劳大概就是8元。如果一名同事来拜访你，说完正事后再谈上15分钟的闲话，你失去的时间的价值用货币表示就是2元。如果你上班的时候花了半个小时喝杯咖啡，你可能要付1元的咖啡钱，而你占用的时间的价值却要值4元。

当然我们这里并不是说你不应该喝咖啡、休息或与人闲谈一会儿，它们具有各自的价值，无法用一个统一的标准来衡量。你也许会说，如果我与人喝杯咖啡，说不定正好谈成了一笔交易，而这笔交易的价值比半小时的时间价值就要大得多。但是，如果你对它们的价值心里有个比较，你会发觉你将能更好地防止自己因安排不当而浪费时间。

如何支配赢得的时间

如果你按本书中所有的建议去做，你会省下很多时间。你每天至少可以获得一两个小时的时间另做它用。那么当你拥有这些额外的时间之后，你该怎么运用呢？这是一个很重要的问题，因为如果你不珍惜时间，你节省下来的大部分时间也会在不知不觉中消失浪费，而你又恢复到了原来的习惯。

因此，你要把握好自己所节省下来的时间并合理支配。最好制定一个计划来运用这些时间，并分配一定时间用于娱乐方面，去做一些使你更接近于你个人及职业目标的活动。你只有以相当的毅力才能赢得这些宝贵的时间，所以一定要运用得当。

每天做好计划

没有哪一位足球教练不在赛前向队员细致周密地讲解比赛的安排和战术。当然事先的某些计划也并非一成不变，随着比赛的进行，教练一定会根据赛情作某些调整。但重要的是，开始前一定要做好计划。

你最好为你的每一天和每一周订个计划，否则你就只能被迫按照不时放在你桌上的东西去分配你的时间，也就是说，你完全由别人的行动在决定你办事的优先与轻重次序。这样你将会发觉你犯了一个严重错误——每天只是在应付问题。

为你的每一天定出一个大概的工作计划与时间表，尤其要特别重视你当天应该完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近你最重要目标之一的行动。在星期四或星期五，照着这个办法为下个星期做同样的计划。

请记住，没有任何东西比事前的计划能促使你把时间更好地集中运用到有效的活动上来。研究结果证实了一个反比定理：当你做一项工作之时，你花在制定计划上的时间越多，做这项工作所用的时间就会越少。不要让一天繁忙的工作把你的计划时间表打乱。

按日程表行事

为了更好地实施你的计划，建议你每天保持两种工作表，而且最好在同一张纸上。这样一目了然，也便于比较。

在纸的一边或在你的记事本上列出某几段特定时间要做的事情，如开会、约会等。在纸的另一边列出你“待做”的事项——把你计划要在一天完成的每一件事情都列出来。然后再审视一番，排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。因此，你要排出一、二段特定的时间来办理。如果时间允许，再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间，同时你要留有足够的时间来弹性处理突发事项，否则你会因小失大完不成主要工作而泄气。

日程工作表

年月日

要完成事项待做事项

“待做事项表”有一项很大的缺点，那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项很重要，有些并不重要。但是它通常不包括那些重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。

因此，在列出每天“待做事项表”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情是不是有利于你要达到主要的目标，是否与其一致。

在结束每一天工作的时候，你很可能没有做完“待做事项表”中的事项，但是你不要因此而心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作，那么这正是时间管制所要求的。

不过这里有一项忠告：如果你把一项工作（它可能并不十分重要）从一天的“待做事项表”上移到另一天的工作表上，且不只是一两次，这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己承认，你是在打马虎眼，你就不要再拖延下去了，而应立即想出处理办法并着手去做。

你最好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。对于那些成功的高级经理人员来讲，这个方法是他们做有效的时间管理计划时最常用的一个。如果拖到第二天上午再列工作计划表，那就容易做得很草率，因为那时又面临新的一天的工作压力。这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务，而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。

帕金森教授说得不错，纷繁的工作会占满所有的时间。

避免帕金森定律产生作用的办法似乎很明显：为某一工作定出较短的时间，也就是说，不要将工作战线拉得太长，这样你就会很快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划，你对待那些困难或者轻松的工作就会产生惰性，因为没有期限或者由于期限较长，你感觉可以以后再说。如果你只从工作而不是从可用的时间上去着想，就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会事无巨细，且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美，这样做的结果只能是主要的目标落空了。

改变你的行为模式

有些人做事往往时间用得不当，而且他们很少只在某一特定事务上如此，因为这通常是他们那种根深蒂固的行为模式中的一部分。要向好的方面改变，就必须常常与那些多年养成的某种习惯进行抗争。

改变你的行为模式有两种方法。一种是强迫自己按照新设计的行为模式去做，直到这种模式成为你的一种习惯为止。另一种是利用奖励办法使自己逐渐形成一种新的习惯。

如果你要彻底改变你原来的行为模式，你就要认真采取一些对策，以帮助你加强或消除某些习惯。你最好画出一个对数表，以利于你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用所谓厌恶的办法，但是这个办法会产生令人不愉快的作用。

对我们大多数人来说，要认识到重要的一点：任何事后可以使我们感到愉快的行为，往往会鼓励我们加紧去做，而且更有可能再度去做。你可以从别人那里得到鼓励，也可以给自己某种奖赏进行自我鼓励。例如，当你完成一项困难或乏味的工作之时；继续去做一项优先工作，而不躲避它去做次优先的工作；着手去做一项令人不愉快的工作；拒绝一项与主要工作无关，而且做起来又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道，但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是些实物——一片口香糖、一杯水、一些点心；也可以是允许你自己去做某一件事情——休息一会儿，早一点儿下班，或买一双鞋子等等；它也可能是你向正确方向每迈出一小步时心中的自我抚慰。但这里有两点要注意：

1.为懈怠而自我处罚，不如为成功而自我奖赏更加有效，因为积极的鼓励是使人改变行为模式最有效的方法。

2.你要为每一次“小”的成功奖赏自己，而不要专等“大”的成功。例如，当你开始填报所得税表，但是很快就厌烦而停止下来时，你就不要因为没有填好而处罚你自己，而要因为已经着手而奖赏自己。当你再次填表的时候，你再奖励自己一次。

在棒球比赛里，胜利并不取决于击打数目，而是取决于跑回本垒的次数。如果你只跑到三垒，裁判不会因为你跑了四分之三的路程而判你得分。

工作也是这样。能够开始当然很好，继续做下去更不错，但如果工作没有完成，你开始做的事情也就等于白做了。很多人有一种把一件工作做了一会儿，又放在一边的习惯，还自我欺骗，自己一整天从早忙到晚，似乎已经完成了什么。

这种“拾了芝麻丢西瓜”的做法真是白白浪费时间。因为你常常不会再回头去做这件工作，因此你先前所用掉的时间就等于白白浪费了。就算你再回头去做这件工作，首先你要花费一定时间重新鼓起干劲，从头拟定工作步骤，检查你上次的工作情况，并重新使你的思维进入从事该项工作的状态，还要把用具准备好。

一旦你开始做某项工作，就要把它做好，不要半途而废。

当然，如果工作一环套一环，而不能一次做完，这项建议就不大适用。那你该怎么办呢？

很简单，你可采用“各个击破”法。把这件工作化解成若干个分段，最好用文字记录下来，然后强令自己完成一个工作段后再间歇一下。这样在每告一段落的时候，你就不会觉得头绪紊乱，而且会觉得离大功告成不远了，随时都可以鼓足劲头干下去。

例如，你要写一份很长的报告，那么怎样安排进度才好呢？你不要按“一次只写一个小时左右”这样的进度安排，而要先写好大纲，或做好调查研究，或写下引言等等，分段落来安排进度。这样当你每前进一步时，你就有完成某一件特定事情的感觉，并且十分清楚自己下一步该做什么了。接着再写的时候，你就不需要重新理出头绪，也就不会白白浪费时间和脑力了。

把工作分成若干环节或若干段落去做，你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯，并为你每天省下很多时间。

如果拖延是你行为模式中的主要问题，那你就改变行为模式，不能再拖延了。

你至少有三个办法可以有效地解决“拖延”问题：

1.分阶段实施法。

2.平衡评估表。

3.养成有系统的习惯。

下面我们具体分析一下这三种办法并看看如何去使用。

1.分阶段实施法

让我们先来看生活中常见的一个现象：腊肠切开之前非常粗大，看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后，看起来感觉就不一样了。切好以后，你就可以随意处理它了，你也可以放在嘴里大嚼一番，并发现味道很佳。

当你发觉自己在拖延一项重要的工作时，你可以尽量把它分成许多小而易于立即去做的工作，而不要强迫自己一下子完成整个工作，但要做好你表中所列的许多“阶段性工作”中的一项。

例如，你已经拖延很久，不去打一个你应该打但可能会令你不愉快的电话。在这种状况之下，采用“分阶段实施法”你就可以这样去做：

1.查出电话号码，并且写下来。

2.定出一个打通这个电话的时间。（要求你立刻去打通电话显然有些超出你现有的意志力量，因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿，那就是坚定地承诺在某一时间打通这个电话，并且把这个时间写在你的台历上。）

3.找到一些相关的资料，看看这个电话到底与什么有关，究竟是怎么一回事。

4.先要心里想好自己要说些什么。

5.打通这个电话。

如果这是一件主要工作，而且细分的阶段也很多，那就排一个详细的计划表。但是要使每一件细小工作简化便捷到可以在几分钟以内做好。这样当你在每次与人会谈之间，或在等电话的几分钟内，就可以解决一两项立即可以做好的小事。没有这张工作分段表，你可能永远不会着手去做这件大工作。

请记住：这项整个工作的第一阶段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用文字列出这件整个工作进行中的许多分步骤。

“分阶段各个击破”的原则不只可以用在作战计划之中，也可以用于工作之上。只要你动动脑筋，任何事都可以迎刃而解。

2.平衡评估表

使你脱离困境的另一个好办法，是用文字来分析你所要做的事情。

在一张纸的左边，列出你拖延某一件工作的所有理由，在右边则列出你着手完成这件工作可能得到的所有好处。

这样对比后的效果会极为惊人。在左边你通常只能有一两个情感上的借口，诸如“这会遇到尴尬的场面”，或“我会觉得很无聊”等等。但是在右边，你会列出许多好处，其中第一个好处常是完成一件发布完成而又令人不愉快的工作的那种解脱感。

这种效果表现得非常快速而富有戏剧性。你会从怠惰中清醒过来，并开始工作，获得你表中所列的许多好处。

工作平衡估量表

拖延的理由完成工作的好处

1.1.2.2.3.3.4.4.……

3.养成有系统的习惯

第三种方法，也是最基本的方法，是基于我们认识到不能立刻采取行动，并不是因为这件工作有什么特别的困难，而是我们已经养成了拖延的习惯。拖延很少是因为某些特定事项，通常是由一种根深蒂固的行为模式所导致。如果我们能够改变思考习惯，前面的两个方法就不很重要了。

这种事实非常重要。那些办事效率高和效率低的人的最大差别往往在于，办事效率低的人习惯于这样想，这件工作虽然必须做，却是一件令人不愉快的工作，因此我尽量把它搁着。而高效率的人则习惯于这样想，这项工作办起来虽然会令人不愉快，却必须做，因此我现在就要把它办好，好早一点把它忘掉。

对于很多人来说，一想到要改变某种根深蒂固的习惯，他们就感到不自在。他们已经努力过好多次，单纯以意志力量来改变习惯，结果都失败了。其实并没有什么困难，只要你采用合适的方法。

美国心理学之父威廉·詹姆士有一篇谈习惯的著名论文，他讨论过一种办法，曾刊登在1887年的《大众科学》杂志上。后来的行为学家经过研究，也确认这个办法有效。如果我们将它应用到改变拖延习惯上，这个办法大致是这样的：

1.当你受到我们所说的这些观点的激励时，就立刻决定改变旧习惯。迅速采取这第一步极为重要。

2.不要试图一次做太多的事情。不要想一下子完全改变自己，现在只要强迫你自己去做你所拖延的事情之一。然后从明天起，每天早晨开始，就做“待办事项表”中最令你感到不愉快的其中的一项。

请注意，我们这里并没有说“待办事项表”上最重要的一项。对于最重要的事项，我们应该分配一段特定的时间去做。最令人不愉快的事常常只是一件小事，如：

你早就想提出的道歉；你一直没有和你一位同事面对面澄清的问题；你早该解决的一项令你厌恶的杂事。

不论它是什么，你一定要在你拆阅信件、回拨昨天留下的电话，或办理你每天早晨例行工作等等之前，把这件小事情解决掉。

这个简单的办法很可能决定你一整天的心情。一天虽然过去了15分钟，但你已经办好你一天必须做的最令你不愉快的事情，这样你就会有一种轻松愉快的感觉。这样做几天之后，你就会养成一种终生不变的习惯，这正是行为学家所称道的自我加强的行为——这种行为会给你带来实质性的奖赏，因而可以鼓励你继续朝着好的方面转变。这也正是婴儿学习站立的途径。婴儿从站立中获得的成功感，加强了完成第一次站立所进行的各种动作，而这些动作程序不久就变成第二天性。同样的，“现在就做”的习惯也就可以变成第二天性。

虽然你一天只强迫自己照这个办法去做一次，但是你不久会发觉这会影响到你一整天的决定。别人每交给你一项不愉快的杂务，你都会渴望把它先解决掉，好迅速得到解决此类工作之后的那种愉快感。

这个办法的妙处是改变了你对杂务的心理感受，因而在你面前不再有任何你根本不打算去做的事情。你打算去做那种杂务，否则你不会把它列在你的“待办工作表”中。这个办法会使你轻易地把这件工作列为第一项，而不是第五项或第十项。

3.你要接受一项忠告——在你的新习惯逐渐固定形成这段时间，尤其是在头两个星期，你必须要特别小心，不容有任何例外。

威廉·詹姆士以绕线球来做比喻：当线球滑落到地上一次时，就可以毁掉绕好多次的努力。因此，你只要连续两周在每一天的头几分钟严格约束自己，保证你会养成一种无比宝贵的新习惯。

现在就请你接受这个办法，并且开始照着去做。

控制紧急事件

美国马萨诸塞州的一位管理专家查尔斯·福特指出：“一家公司的活动速度——归纳和执行决定、判断和解决问题、抓住机会、面对竞争压力与适应市场模式和商业气候突然改变的速度——常常为大多数高级经理人员和公司所忽视。”他还指出，这也常常是影响公司成败的重要因素。

活动速度可以反映出公司负责人的心理状态。如果这个人是一种“目标取向”——“现在我们已经确实知道我们的目标是什么，让我们做一切所要做的以达到我们的目标”，那他就会加快步子。如果这个人是“程序取向”——“让我们确实遵照指示，一个字都不得有误，不要冒着犯任何错误的危险”，那他就会举步维艰。

就个人来说也是一样。如果你还是闲荡、漂浮不定，只是为工作而工作，那你就要给自己提出警告，并且回答这些问题：

我为什么要做这件工作？这值得吗？如果是这样……

我有没有给自己定下完成期限？是否坚决按时完成？

如果我的人生意义取决于我分配一半时间去做的这项事业的成败，我能采取哪种快速的办法呢？我有任何理由不这么做吗？

这里我们要再次引述查尔斯·福特的话：“把每一件事当紧急的事来办，迅速把它处理掉。这也表示少在无用的谈话上花时间，少耐心地等待别人走到你前面，多行动而不是把事件放在一边等一会儿再做。不论什么时候都应如此。”

无效的沟通

常常会造成时间浪费的另一个原因，是人与人之间缺乏清楚、直接、恰当的沟通。

法国17世纪哲学家、戏剧家和历史学家伏尔泰曾经说：“上天赐予人类语言，是要使他能够隐藏他的真正感觉。”这句话描述了我们这个世界上常常发生的实际情况，而不是应该有的情形。例如：

在我们和老板、同事和下属讲话的时候，常常

说一些自己认为应该说的，或认为别人喜欢听的话，而没有表达出真正的意向。

我们不明确表示自己态度，反而称之为说话有分寸。

我们说些模棱两可的话，反而称之为善于处理人际关系。

当下属把一件工作做得不太令人满意的时候，我们还客气地称赞他，然后把改正工作的事留给自己做，而不愿意明白地说出我们原来期盼的究竟是什么。……

对下属过于纵容或对上级不明确表示态度的做法，浪费了每一个相关者的时间。坦诚的沟通对每一个有关的人都有好处，可以使大家都清清楚楚，以免浪费时间绕圈子。

当然这并不是说讲话不要注意分寸、随口乱说。当表达不满意的时候，我们要记着一项基本原则，那就是所谈的话题要对“事”不对“人”。我们不要只是指责一名员工做得不好，而要分析做出来的东西有哪些缺陷，这样才有帮助。

重要的是，我们要让下属明白，他做不好的工作并不是没有人管，因为不这样做就会增加你自己的工作量，就会打乱你科学支配时间的计划。

明白地说出你期望的究竟是什么，这样可以节省相关的每一个人的很多时间。如果一名下属所做的事情在浪费你的时间，最好的办法就是简单、直接地说出来。要让你的下属或上司明白，你很注重更好地支配你的时间，并且需要他们帮忙配合。

如果你的下属是由几个成员组成，他们很可能会认为你是他们有效运用时间的一个障碍。也许很多下属的时间安排表中，都有“老板干扰”、“老板交下繁忙的工作”或“老板犹豫不决”等。你的下属可能出于礼貌或是因为胆小而没有把这些情形告诉你，但是你要知道，你确实给你的下属造成了时间运用方面的困难。由于你的成功与他们的表现和士气有密切的关系，你就要为此付出很高的代价。

这种情形之下，如果你稍微谦虚一点，就可以缓解这个问题。你要向你的下属说清楚，你了解他们的工作有时比你的工作更紧急，如果两者有冲突，他们应该做出科学的判断，顶多和你商量一下，而不应该自动地对任何上级的要求都给予最高优先。

当下属认为你要求他们去做的事是一种浪费时间或低效率时，鼓励他们向你坦白地说出来。

请他们提出能使你更好地运用时间的建议。

还有，鼓励你的下属及时订出一份工作时间表，同时你自己也要有，否则他们就会存在不满，好像你认为你自己是万能的。其实你比你下属更需要有效的时间管理法，因为由于你居于高位，因此你管理时间的效力对整个事情的结果影响会更大。另外，你地位越高，相对来讲就越有更多自由支配的时间，因此就越要做支配时间的计划。

鼓励你的下属去“管理老板”。让他们知道，你已体会到他们的行动是如何管制你的时间，并且尊重他们的时间，这样他们也会尊重你的。

富兰克林的建议

其实，我们每个人每天至少需要8小时的睡眠这一说法并不尽然。也许有些人需要8小时，甚至更长的睡眠，但是大多数人少睡一点也能过得不错。

根据美国达特茅斯医学院睡眠诊所主任彼得·哈瑞博士所说，大多数成年人每天平均睡眠时间在7至7个半小时，但是对很多人来说，6个小时或者甚至5个小时的睡眠就已经足够了。超过你需要的睡眠只是白白耗掉时间而已，对健康不但无益而且可能有害。

那你怎么知道自己需要睡眠多少时间？你不可以根据在某一个特定时间是多么难起床来做判定——你可能会发现你多睡了或少睡了也是同样的不适。

哈瑞博士说：“要找出你到底需要多少睡眠时间，你应该通过不同的睡眠长度来做实验，每一种情形试验一两个星期。如果你只睡5个小时，仍然觉得思维敏捷，工作有效率，那就用不着强迫自己躺在床上7个小时。如果你睡了8个小时，仍然觉得软弱无力，难于集中精神，那你可能就是那些需要睡眠10个小时的人之一。”

美国弗吉尼亚大学精神病学系睡眠实验室主任罗伯特·范卡索博士认为，人所需要的睡眠长度不同，似乎和新陈代谢、秉性，以及从白天活动中得到的乐趣有关。他说：“做一些无聊而令人厌烦的工作，会使人需要更多的睡眠来摆脱每天冗长而乏味的例行工作。因此，我不会要求每一个人都订一个同样的睡眠时间表，但是大多数人就是比平时少睡很多，仍然能够过得不错。”

还应该注意到的一点就是，一个人也会因所处情况不同而影响睡眠，在感到特别有压力或生病的时候，他会需要更多的睡眠。

很多成功的人认为，他们成功的一个重要因素是他们遵从了富兰克林的建议因而获得更多的时间。富兰克林的建议是：懒人睡觉时，你要刻苦奋进。例如，银行家兼人寿保险公司唯一的股票持有人、亿万富翁约翰·麦卡锡限制他自己只睡几个小时，而在清早5点钟就起床了。已故希腊航业巨子奥纳西斯认为这个习惯帮助他获得了成功。新奥尔良著名的欧吉斯纳诊所的阿尔顿·欧吉斯纳博士发觉他一天只睡4个小时就足够了；而著名的心脏外科医生麦克·戴贝克也有睡眠时间长短相同的要求。不过，他们两个人都实行另一个以爱迪生为代表的只睡4个小时的做法。那就是白天如果觉得疲倦了，就偶而小睡5到10分钟。发明家富勒曾经采取每3个小时睡半小时，24小时合起来只睡4个小时的做法，实行了一年以后，因为这种习惯有碍业务，才放弃了这种做法。

据说罗马教皇列奥十三世每天晚上只睡3个小时，仍然精力充沛、日理万机。

当然这些都是特殊的人。但如果你是这25%中的一个，不必像你现在这样睡8个小时，如果你只睡6个小时仍然觉得很好，那就不必睡8个小时。一天节省2个小时，星期一到星期五就节省了10个小时，每个月就是40多个小时——你每个月比别人多一个星期的时间。

如果你认为这个野心太大了，那么你想想看，每晚少睡一个小时会怎么样？等于是一年比别人多几个星期的时间，以一生的工作时间来算，就是多几年时间。想想看，一生多出几年的时间，你可以达到怎样的成就。

赶紧从床上爬起来吧，现在开始工作！

减少交通时间

如果你生活在大都市里，一定对每天上下班的交通问题颇有感触。通常人们每天早上去上班要花一个小时在高速公路上或公共汽车上，而下班回家时又要花上一个小时。任何事情要在你一生中占去这么多的时间，都值得你特别注意。很明显的，有两方面值得你考虑一下：

1.你是否能缩短交通时间？

2.你能否有效地利用这些时间？

让我们看看两个人的上班情形吧！

迈克先生每天开车去上班要35分钟。他的朋友布朗先生住在一个距离上班地点只有15分钟路程的地方。迈克先生并不觉得其中的差异有什么特别意义——“只是多几里而已，早已经习惯了”。但是我们来算一算，单程相差20分钟，那一天就相差40分钟，一个星期3个半小时，以一个星期工作40小时来计算，迈克先生“每年”要比布朗先生多花“4个星期”纯粹花在路上。

另一方面，当我们选购房屋的时候，上班的交通时间当然不是考虑的最重要的因素，不过最好也应该好好考虑。虽然“只有”5至10分钟路程的差别，但是长年累月积聚起来，相差就太大了。

对于如何有效地利用上班的交通时间这一问题要因人而异。总是随手打开车上的收音机任意播放节目，这并不是利用这段时间的最好办法。你还可以采取一点别的更加有效的方法：在早晨业务汇报之前，把有关事项先想清楚；分析业务、私人问题或可能发生的事；在心里面为一天的工作先计划一番；听听有助于增长你专业技术的录音带。不过，听听新闻报道或音乐录音带，也都是利用这段时间的最好办法。

重要的是避免由惰性或习惯来决定如何利用上班交通的时间。在这段时间里，你要有意识地决定把注意力集中在什么方面。你会惊异地发现，如果你不浪费这段时间你将会获得多么宝贵的益处。

把握零碎时间

我们每天的生活和工作时间中都有很多零碎时间，如有人约你一起吃中饭而迟到，于是你只能等待；或者你到修车厂去而车子无法按约定时间交付；或在银行排队而向前移动缓慢时，不要把这些短暂的时间白白耗掉，你完全可以利用这些时间来做一些平常来不及做的事情。

如果你留心一下会发现，我们每天中的这种时间太多了。推销员常常发现，在接待室等待和顾客面谈的时间足够他办完所有书写工作：给上一位顾客写信、计划以后拜访哪些人，填写支出费用的报告等等。每个人都可以找些适当的细小工作，利用这个空当时间来完成，只要把必备的表格或资料带在手边就可以了。

你也可以在随身带着的约会记事本内页夹五六张小卡片。这种做法很有用。每当你想到了一个好主意，或要开列一张表，或看到一些你要抄录下来的东西，就可以使用所携带的卡片。

不要认为这种零碎时间只能用来例行公事或办些不大重要的杂事。最优先的工作也可以在这少许的时间来做。如果你照着“分阶段法”去做，把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”，你随时都可以做些费时不多却重要的工作。

因此，如果你的时间因为那些效率低的人的影响而浪费掉了，请记着：这还是你自己的过失，不是别人的过失。

避免人员过多

俗话说，“人多事轻”。但是在办公室里，不一定仅是这样的结果。人多就会无事生非，绝不会有另外的情形。

假定你是一位尽责的职员，而目前公司却没有足够重要的工作让大家都处于忙的状态。那该怎么办？为了表现自己存在的价值，你就开始找些多少有一点价值的工作去做。你可以安排一次意见调查、准备一次测验、修改政策手册、重新编排档案系统、改变标准人事表格、制造一些繁琐文件、设立一个委员会、召集一次会议，以及任何可以使别人看不出你根本没事可做的微不足道的小事做做。

如果你根本就找不到什么建设性的工作去做，你可能会专找别的部门或别人的碴儿。你若不是身居要职，可能会站不住脚，因此你就要先下手为强。

所有这些骚乱和没事找事，都是因为机构里人员过多的缘故。在一个精干的机构里，大家都忙着自己的事，彼此不会计较一些琐事。即使有类似的情况发生，也不难排解。因为大家都不会将时间耗之于这类小事。

合理的午餐时间

“业务午餐”是一个浪费时间的陷阱。很多人相信这样一个理论：如果你和某个人同桌吃饭，你就可以找到新的门路，能了解这个人的想法或与他人沟通情感。难怪很多人除了“业务午餐”以外，还会花更多的时间请他人一起吃吃喝喝。

在现实生活中，这个理论也有一些道理，约一个人一同吃午饭能够有效利用时间。不过大多数情况下往往产生相反的效果。包括路上要用去一段时间，通常还会吃得比平时多（还可能喝一两杯酒），以至于下午精神不振。

合理地利用中午时间，通常是一顿轻松的午餐，轻快地走上一段路，还可以小睡一会儿，以保证下午精力充沛地投入工作。

很多人有这样一种体会，到把午餐时间推迟到1点或1点以后，而利用正午时间来办事效果更好。在大多数办公室里，这段时间的电话干扰比较少，还有这样一个好处，躲过就餐高峰，你到餐厅饭店就能得到更快更好的服务。

保证周末的休息时间

除非有紧急情况，否则不要让工作延长到周末——上帝在工作了六天之后还需要休息，那么你呢？居然认为你不需要改变一下自己的生活节奏？

周末轻松一番，完全远离办公室或工厂的事务，这样有助于有效运用下一周的时间、提高工作效率。如果你偶尔能抽出较多的时间用于周末活动，那就尽情地享受一个轻松愉快的周末吧。

如何度过你的周末要有计划，能采取到时顺势行事的态度，否则你会不知所措。为周末拟订出一些特别的计划，可以提高前一周的工作士气，刺激自己要把一周工作做完做好。一定不要让余留的工作干扰周末活动。

列出时间记事表

时间记事表是控制时间最有效的工具之一。你不要把填写这种表当做例行公事。它是一种自我诊断与自我指导的方法，每隔几个月，特别是当你办事效率减退时，要采用这种方法来提高你的办事效率。使用这种记事表要比看起来容易得多。

制一张每日时间记事表，根据你自己的状况不断加以修正。这种表可以包括两类：一类是“活动事项”，另一类是“业务功能”（活动的目的）。把一天的办公时间按每15分钟一个时间段，然后在上面打两个记号，每一类下面各一个，并且按照需要，在“附注”栏中注明你确实做了些什么。

每日时间记事表

时间活动事项活动目的附注

6∶00~6∶15

6∶15~6∶30

6∶30~7∶00

……

你可以把这张表放在一边的架子上，不使用的时候就看不到它，然后每半个小时左右（不得超过一个小时）填写一次。一天累积起来，填写这张表大概只要三四分钟，但是它产生的效果极为惊人。

你会发现，你以前根本说不清楚你的时间究竟都用到哪里去了。你的记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情——也就是我们完成了某些事情的时刻——而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。琐碎的事项，小小的分心都不太重要，我们记不住。但这些正是我们最需要辨明并加以修正之处。

填写这个表两三天之后，你会惊讶地发现，你有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间用于阅读贸易刊物、报纸、报告等等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。你也可能会惊讶地发现，你竟然花了那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程表，一次去几个地方，或多利用电话。你也可能会发现你把计划15分钟的喝咖啡、休息时间竟延长到40分钟（从办公桌到咖啡店的来回）。花40分钟或许是值得的，但是唯有在你从文字记录中确实看出你究竟用了多少时间之后，你才能够判定是不是值得花那么多时间。

不过最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上居然只用一点点时间做你承认是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用机会，以及努力达到目标等等的时间真是太少了。时间记事表具有在早晨把冷水泼在你头上的效用，一时间会使你感到不愉快，却能使你清醒过来，并且重新振作起来。

我们每个人都需要自律，要绘制或填写时间记事表。当你真正做到之后，保证你会出现一些明显的效果：

1.在几天以内，你只需用远比你想像中的时间少得多的时间来填写记事表。

2.它一定会为你使用时间指出重要的改进途径。

今天就开始制定一张时间记事表吧！

把握今天

珍惜时间，最重要的是要把握今天。一位良好的时间管理者应该认识到一点，今天是我们唯一能够运用的时间，一定要合理支配。过去已经是一去不回，明天只是未来之事。世界上每一件事情的完成，都是由于某一个人或某些人认识到了一点，只有今天是行动的唯一时间。

珍惜今天，这对大多数人似乎已经是一种常识，但是可以肯定地说，我们大多数人很少能够完全把握这一不言自明的真理。

19世纪苏格兰作家、历史学家及哲学家卡莱尔曾说：“我们的主要工作不是去遥望未来都无法清楚的东西，而是去做好目前手头上的事情。”19世纪英国散文家、批评家和社会改革家罗斯金把“今天”这两个字刻在一小块大理石上，放在桌子上，以便经常提醒自己。让我们重提一次前面那位哲学家的名言吧：

昨天是一张过期作废的支票。

明天是一张尚未兑现的期票。

今天是可以流通的现金。

好好珍视时间、运用时间吧！