第1章 文秘应具备哪几项基本功

一、智能方面的四大能力

1.敏锐的观察能力

观察能力是指发现事物特征、规律的能力，尤其是善于从隐藏的、复杂的、变动不拘的社会现象中发现有价值、有启发性、决定性意义的东西的能力。特殊的工作情境要求文秘应比一般人有更敏锐的观察能力，以便在工作中迅速抓住问题的关键症结所在，对症下药，从而有效地完成文秘工作。

2.良好的表达能力

文秘是领导的“笔杆子”，要替领导写作各种文件，因此要具有良好的文字表达能力；文秘还要协调工作，经常开会、发表演讲，这就要求文秘同时具备良好的口头表达能力。

我们知道，田家英是毛泽东的文秘之一。当时毛泽东就是看了田家英在报纸上的一篇短短的文章后，从中发现田家英具有良好的历史修养、文字功底，才将他调到身边，并在几次考核后，最终让他成为自己的文秘。田家英将“满招损，谦受益”的中国古代名句化为“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，受到毛泽东的赞赏，此句最终成为流传广泛的名言。

由此，我们可以看出，文秘必须具有良好的文字和口头表达能力。第一次当文秘的你文笔怎样呢？如果尚不出色，就要赶紧补课，多看书，多练习。同时，还要锻炼口头表达能力，不要成为那种“茶壶里装汤圆”的人，一肚子好东西却倒不出来。

3.出众的记忆能力

记忆能力可以分为逻辑记忆、形象记忆、情感记忆和运动记忆四种。对于文秘来说，前面三种记忆能力都比较重要。比如，记忆抽象的理论、公式、概念；记忆具体的人物、时间等；而因为文秘的工作很多，要打交道的人也很多，如果记不住，其他将无从谈起。

我们知道周恩来总理是出色的外交家、政治家，无论在国内国外，党内党外都有很多的朋友，是一个非常有人格魅力的领袖人物，这种魅力很大程度来源于他的记忆能力。比如，1956年，他会见从海外归来的程思远的时候，就谈起了1938年他们在武汉相逢的情景。你想象一下，程思远当时该有多么的感动！

再想象一下，如果当文秘的你能够在分别很长时间后清楚称呼出某个客户的名字，他会多么感动，从而你的工作不是就方便得多了吗？

4.自如的社交能力

随着社会的发展，人类的社会交往将更加频繁。与一般人相比，秘书的社交能力就更为重要，因为，他接触的人多且频繁，能否搞好社交活动，关系到文秘工作的成败。

文秘应当充分利用自己与领导接近的关系，广泛地与社会各界接触，以开辟信息来源，搞活各方关系，从而取得良好的工作成效。

文秘对工作接触对象要有准确的认识和态度。所谓认识，就是了解他是什么人，来干什么的；所谓态度，就是根据认识，来判断应该采取什么样的态度，或者积极，或者挡驾的态度。这是文秘协助领导理顺工作，帮助同事或者相关单位解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。文秘人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。

因此，工作的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就转到哪个部门去办。

文秘是代表领导工作的，应该注意维护领导的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。

二、思维方面的四大能力

1.深刻的思考能力

思考是指进行比较深刻的、周到的思维活动。文秘工作往往要为领导决策当参谋，因此对文秘的思考能力也有很高的要求。

第一，文秘的思维活动应当具有广阔性。他要能够全面地看问题，能在不同的知识领域和实践领域里创造性地思考，既能抓住重点，又不忽视重要的细节。因为从哲学上来说，重点与非重点之间存在着相互转化的关系，所以文秘思考的时候不能只抓重点而忽视非重点。

第二，文秘的思维活动应当具有深刻性。他不是粗枝大叶而是精心研究，不是浅尝辄止而是锲而不舍，能够透过现象看到本质，抓住问题的核心。

第三，文秘的思维应当具有独立性。不入云亦云，不受别人暗示的影响。

但是应当注意，秘书毕竟是给领导工作的，这种思维的独立性，必须建立在遵照领导意图行事的基础上。

第四，文秘思维应当具有灵活性。能够在不断变化的发展环境中审时度势，正确反映现实，随机应变，一切都以时间、地点、条件为转移，善于从实际情况的变化出发，去思考问题，实事求是地解决问题。

第五，文秘思维应当具有逻辑性。没有混乱、跳跃、含糊不清、左右摇摆、琢磨不定的缺点。

第六，文秘思维应当具有敏捷性。能够在较短时间发现问题，采取果断措施，解决问题。

2.全局的综合能力

所谓全局的综合能力就是要求文秘心有全局，宏观把握。文秘能够把具体事物的各个方面联系起来，形成整体的看法，再从中找出工作的重点。从实践来看，文秘对于工作中的各种情况、各个方面、各种特征、各个部分都要进行整体的综合的考察。否则，如果只是做出孤立的、片面的决策，文秘工作就会失败。

周恩来总理对文秘的综合能力就十分重视。他对文秘工作总的要求是认真负责。他要求文秘不论办什么事要时时刻刻首先想到整体利益，要有战略全局观念，要从政治影响上考虑问题，要善于区别轻重缓急。文秘工作受职业性质、地位所决定，在对待个人利益与集体利益、局部利益与全局利益方面对文秘人员提出了高标准的特殊要求。

文秘工作说到底还是一项管理工作。作为领导活动带综合、辅助性的直接组成部分，文秘工作要即时灵敏地对领导要求做出准确反应，迅捷而卓有成效地做好各项辅助工作，又好又快地为领导提供令人满意的职能服务。

全局能力要求文秘了解领导的工作重点，这样就能帮助处理一些非重点的事情。从而保证领导有时间来思考一些全局性、长远性的问题。

3.快速的分析能力

中国有句古话：“一叶知秋”。为什么只是凭着一片树叶就能知道秋天的到来呢？靠的就是分析能力。所谓分析就是将事物的整体分解成为各个组成部分，或是把整体的个别特征、个别方面区分开来的过程。

文秘有了分析能力就能深入实际，把了解到的东西，进行研究分析，为领导提供决策的方向，以达到事半功倍的效果。这是做好文秘工作的重要前提。

文秘的分析能力除了体现在替领导工作的过程中，还体现在处理和同事关系、在办公室明哲保身的艺术中。比如说，每家公司都有一些爱说长道短的人，他们爱添油加醋。这些是非可以听进耳内，但别忘了自己应有足够的分析能力。

如不了解事情的来龙去脉，最好还是保持缄默，以免说错话。

4.巧妙的应变能力

文秘应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在遇到突发情况不是惊惶失措、无所适从，而是沉着冷静，应付自如，随机应变。这正所谓：“智者善谋，不如当时。”这就要求文秘要学会吸收现代科学信息的方法，将众多信息进行分类归纳，使之条理化。

文秘应变能力体现之一就是处理危机的应变能力。社会复杂多变，市场竞争激烈，企业、单位各种突发事件随时都会发生，而当单位领导无法联络时，如何处理突发事件，是文秘必须随时应答的考题。

另外，文秘独自外出办事，算是半个在外的将领，如果文秘这个将领没有应变能力或总部在任何情况下都不授予在外将领这种权力，那么，迎接他们的只有失败。因为，只要事物是动态的、发展的，就随时都有新情况发生，要知道任何伟大的军事家都不敢夸口说，他能够在战前预见到战争过程将要发生的一切情况。

在与对手竞争时，以委婉又不卑不亢的态度化解与对手的正面冲突，更显示了你有极强的处理突发事件的应变能力。

三、组织方面的四大能力

1.八面玲珑的协调能力

文秘工作会和很多人、很多部门打交道，这就要求文秘有很好地协调能力。

能够很好地掌握同事、领导以及各部门的思想脉络，处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成和谐局面，更好地完成文秘工作。

文秘当参谋就要学会善于分析和处理各种错综复杂的关系。原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥。

一个给总裁当文秘的朋友曾经这样说：“我深切地体会到总裁文秘应该具备良好的沟通协调能力。首先要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是做到很好地上情下达。另外，就是与同事之间、与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想、建议，将其向总裁汇报，这可以说是下情上达吧。”

文秘的协调能力还体现在角色扮演上，文秘要能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

协调能力对文秘而言，是越来越重要了，我们的一项调查统计显示：大型企业写作型文秘缺乏，中小型企业对文秘的写作能力的要求逐年下降，而对协调能力的要求越来越高。

就文秘的级别来说，越是层次高的文秘，协调能力就要求越强。比如中级文秘，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事情的能力要求也高一些，并要有很好的协调能力。

2.点面兼顾的计划能力

计划能力是指为了实现组织的目标，在周密调查研究的基础上，制定实施规划（纲领）和方案的本领。这是文秘的基本工作之一。文秘就是要负责为领导，为单位或者企业制定年度工作计划、目标，月工作安排，撰写工作总结、月大事记。

优秀的文秘具备很好的点面兼顾的计划能力。他们所制定的计划、方案能够帮助领导及单位提高效率。

作为文秘，你得帮助领导参谋决策，考虑单位或者企业发展的问题。你还需要让所在企业组织了解职工的职业发展观，以便使企业做出相应的计划安排。

企业文秘要正确处理时间、速度与质量的关系，在工作中努力追求“高效率、高标准、高质量”o要“只争朝夕”，抓住空隙，雷厉风行，同时，要加强工作中的计划性和条理性，学会“弹钢琴”，以保证工作运转高效。

文秘还要懂得一点计划评审法，包括时间计划评审法、费用计划评审法等。

让我们来看看一个例子：为硅谷著名的Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说她每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名职工的工作情况。想想看，她该有多强的计划能力。

除了为领导、为单位计划，第一次当文秘的你还应当为自己计划一下，因为你的职业生涯才刚刚起步。你要非常清醒地意识到，在当今这个知识竞争近乎白热化的社会，没有足够的现代知识装备头脑，失去生存机遇的可能性就是百分之百。所以，你要给自己制定严格的学习计划：学习外语；学习计算机；学习单位、企业的专门业务。

3.运筹帷幄的调度能力

调度能力就是指能够运用手中有限的推动力、引发力，运用手中的资源来完成领导交办的各项工作。文秘的调度作用如同足球场上的调度。爱踢足球的人都知道，中场人物就强调一种调度性，如阿根廷的中场搭配比较好，华朗的中场调度能力和控制节奏能力在阿根廷球员中少有，因为过去阿根廷盛行的是马拉多纳型的盘带型中前场，这容易造成拖沓，以致减缓节奏。因此，必须重视中场的调度能力。

4.高效可靠的管理能力

与文秘的计划能力相配套的就是文秘管理能力。文秘应当能够有驾驭、组织、协调、执行和控制管理全过程的能力。

根据职责的要求，文秘人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，文秘人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

文秘的管理能力因为其文秘的级别不同，而管理的内容不同，初级文秘管理的可能只是办公室的日常事务，高级文秘管理的范围就宽多了。对于他们而言，管理的含义也就更科学，更深奥一些，尤其是一些办公室主任，或者文秘长，除了管事还要管人，难度更大。

作为文秘的你，管理的可能只是一些小事情，但是这是管理的起步和开始，一定要有意识地锻炼自己的管理能力，为以后的工作及公文写作打好基础。

第2章文秘职业的类型有哪些

一、行政事业单位文秘

行政事业单位不同于企业，一般不自己直接创造财富，而是为企业创造财富服务的，也是为整个社会的良性运转服务的。行政事业单位包括各级政府部门，以及其他如教育、农业、商业、工业管理部门。

行政事业单位的特点就是服务性、科层性、权力性。所谓服务性就是前面提到的行政事业单位是为整个社会的正常运转服务的；科层性是指行政事业单位一般都级别分明，从中央到地方，一级一级，上级管理下级，下级必须对上级负责；权力性，在中国特殊的国情下显得特别突出，因为很多的部门享有批示权，如审批土地的使用权，这些使得行政事业单位很有权力。

行政事业单位的文秘工作的特点，往往也和这些特点挂钩。比如说，由于文秘工作的服务性，使得文秘不得不善于协调行政事业单位和社会各界的关系；由于其科层性，使得文秘工作必须善于协调、处理好上下级之间的关系；由于其权力性，使得接近领导的文秘也往往会被人另眼相待。同时，行政事业单位的人事关系，尤其体现在权力欲方面也比企业厉害得多，如果你是在行政事业单位当文秘，就必须充分考虑到这方面工作的难度。另外，对行政事业单位的文秘来说，更强调行政公文方面的写作。

二、企业文秘

在市场经济条件下，企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以营利为目的，实行自主经营、独立核算，并具备一定法律资格的组织形式，是社会经济生活中的基本经济单位。

企业的营利性、市场性决定了企业运转、企业文化的种种特点。企业作为一个系统的文化体，由五方面的文化所构成：（1）政治文化；（2）与产品和服务直接有关的生产文化；（3）金融财务文化；（4）法律文化；（5）市场文化。

而这些又决定了企业文秘的工作特点，企业的文秘应比行政单位的文秘具有更多的商业、金融方面的知识，熟悉企业运作的方式，能够很好地处理相关的事务。企业文秘的日常事务管理都深深地带有企业经营的特点，其文书写作也比较侧重于商业计划书、合同等方面。

三、董事会文秘董事会文秘是随着我国的经济发展，尤其是金融业发展而出现的。上市公司董事会文秘在上市公司规范运作和持续发展中有着特殊的作用：作为公司的高级管理人员，董事会文秘承担着督促公司遵守有关法律和公司股票上市的证券交易所的规则等重大责任。

因此，董事会文秘对有关法规等基础理论和基础知识的学习与掌握是最重要的，忽视了这个基础也将是危险的。

董事会文秘最为迫切需要掌握的基础理论及基础知识，在现阶段至少包括以下几个方面：

1.有关现代企业制度、上市公司经营机制及责任的基本知识注意把上市公司放到国际市场经济的大环境、大范围中分析，以利促进上市公司准确的市场定位、正确的战略选择、成功的发展计划等。

2.有关上市公司董事会文秘制度的知识

这主要包括董事会文秘制度形成的原因，在上市公司运作及发展中的地位与作用。需要强调的是，董事会文秘制度，而不是董事会文秘个人。对这一方面的引导将直接关系到董事会文秘制度的健康发展。要从上市公司董事会文秘制度化，站在公司发展的战略高度来理解董事会文秘队伍建立的作用，而恰恰在这一方面我们的基础理论还是比较薄弱的。

3.有关上市公司企业管理的基础知识

在注意法律法规，特别是在上市规则培训的同时，要加大财务分析、资金管理、资本运作及持续融资等专业性及理论性较强的业务知识的培训力度。

4.有关适应市场经济及董事会文秘工作的实用技术知识

必须随着法律法规的不断完善，系统地、不间断地收集公司运作中有代表性的个案，加强交流，加强研讨，拓宽董事会文秘的视野，提高应对技巧与艺术。

总之，上市公司，尤其是境外上市公司董事会文秘由于其特殊的地位与作用，其知识不应过于局限，其学习也应该是不间断的。

四、各种级别的文秘

除了从类别上划分不同的文秘，还可以从级别上来划分不同的文秘。

一般来说，初级文秘应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。

他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低~些，在职者的年龄一般不超过25岁。这也是在人才市场常常见到他们身影的原因之一。

中级文秘包括部门经理文秘、经理助理等处于中层管理者左右的文秘、中小公司的经理文秘。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事务的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25—35岁左右，他们不轻易跳槽，更关心发展机会。

高级文秘则包括跨国公司首脑文秘、董事会文秘、亚太或中国区总裁文秘等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要几年甚至十几年的培养和修炼。很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是文秘职位的顶点。到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵，而此时在任的高级文秘并没有几个是从初级、中级做起的，绝大部分曾转行做过管理之职，同时积累了丰富的管理经验。

第3章文秘需具备的职业道德是什么

一、克己奉公

克己的含义是克制、约束自己；奉公就是以公事为重。克己奉公就是约束自己的私欲，以公事为重；比喻一个人对自己处处严格要求，一心为公。这个成语来自《后汉书·祭遵传》，祭遵为人廉约小心，克己奉公。如果得到赏赐则会全部给自己的士卒，家中没有任何的私财。

克己奉公是一种很好的品德。备受尊敬的周恩来总理就是一个克己奉公的典范。周总理奉公的业绩就不用多说，他日理万机的故事我们在小学的课文中就已经学过，现在让我们来看看他是怎样克己的吧：在日常生活中，有些本来公家可以报销的费用周总理也坚持自己掏。如出国制服服装费和补助，他从来没有领过。又如，可以公费购买的东西，药品、报纸、公用肥皂，他都自己掏钱，甚至维修房子也坚持自己掏钱。西花厅的地砖，泛潮泛碱，天花板和四壁都已灰黑。周总理膝部不好，办公时地面潮湿又容易腿痛，有时要裹条毯子。

1959年，管理人员趁他外出，替他翻修了房子，换了地板、地毯、窗帘和洗澡盆。总理归来，一进院子就发现了变化，少有地发了脾气。他把有关同志严厉地批评了一顿后愤然离去，不肯回家。

其实要做好任何职业，都必须做到克己奉公，但是我们为什么特别强调文秘必须克己奉公呢？因为文秘这个职业和领导接近，所以可能不知不觉中就接近了一些利益，也就是说假公济私的机会多了一点，再加上一些不法之徒，认为要接近领导首先要接近文秘，所以工作中文秘受到的诱惑实在是很大。正是因为如此，我们才特别的强调，文秘必须克己奉公。

二、严守机密

由于文秘工作的特殊性，文秘要为领导处理大量的日常事务，使得文秘在有意无意当中知道了大量的机密，尤其是那些给高层政治领导当文秘的人，接触秘密就更多更大了，而即使是给一般企业领导当文秘，其接触的秘密也可能正是企业的竞争对手所窥视的，一旦泄漏就可能致企业于死地。所以文秘的保密意识一定要强，这也是文秘最基本的职业道德。

我国从老一辈领导人开始，就十分注意文秘的保密工作。比如，刘少奇同志对他的文秘刘振德谈起工作问题时提到了三条，其中就有关于保密工作的。

他曾经说过这样的话，到我这里工作，有三条要求：第一，要如实地向我反映情况，要说老实话，办老实事。凡是要经过我办的，要请示我的事情，你们不要自作主张；对外要如实地传达我的意见、我的话；不要以我的名义干其他个人的、别的事情。第二，你过去长期做机要工作，现在到我这里还是做机要工作，而且比你过去接触的机要文件更多更重要。保守机密这一点你是懂得的。

第三，有些事知道得早一点，多一点，不能搞小道消息，也就是不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。对谁也是这三句话，包括我的孩子，都一样。

在谈到“孩子”两个字时，少奇同志还特别加重了语气。

在国外，对文秘的保密要求也很高。在日本政治中，文秘的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官以及领导秘密的保守者；他们作为领导的公关顾问，必须清楚地记得支持者及其家人的红白喜事，另外，他们还要精于理财，管理好竞选经费。在传统观念中，一个好的文秘只能在幕后为领导出谋划策，而不能向他人透露工作内幕。

文秘严守机密的原则：

（1）不该说的话，绝对不说。

（2）不该问的机密，绝对不问。

（3）不该看的机密，绝对不看。

（4）不该记录的机密，绝对不记录。

（5）不在非保密本上记录机密。

（6）不在私人通信中涉及机密。

（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。

（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。

（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

第4章文秘撰写公文的范围大概有哪些

公文，是指按一定程式表述法定机关或组织、团体、企事业单位的旨意的公务性文字材料。它有狭义和广义之分。狭义的公文单指公务类文书（13种），广义的公文包括通用类公文、专用类公文。通用类公文包括公务类公文、事务类公文、章程法规类公文、社交礼仪类公文等（事务类公文、章程法规类公文、社交礼仪类公文也可以称“文书”）。专用公文包括外交公文、司法公文、军事公文、经济公文、商务公文等。

可以说，凡需要借助书面语言形式来完成公务活动中的信息传递、行为规范、指导工作、协同步调、督查总结等工作时，都需要文秘人员撰写公文。粗略地估算，目前通用的公文将近百种。随着社会的变革、经济的发展，一些不适用的公文文种可能被淘汰，一些新的公文文种也会应运而生。适应这些变化，撰写不同形式的公文，也是文秘应承担的任务。

各系统、各层次、各行各业文秘人员必须掌握的通用公文，有下列五类文种：

第一，公务类。其中包括命令（令）、决定、议案、会议纪要、报告、请示、批复、公告、通告、通报、通知、意见、公函。

第二，事务类。其中包括计划、方案、总结、会议记录、会议提案、事务性通知、大事记、调查报告、政务信息、述职报告、开幕词、闭幕词、演讲稿、竞聘稿、简报等。

第三，法规章程类。其中包括条例、规定、办法、细则、协议、议定书、换文、备忘录等。

第四，社交礼仪类。其中包括欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、贺信、贺电、慰问信、慰问电、唁电、讣告、悼词、请柬、聘书、介绍信、证明信、推荐信等。

第五，财经类。其中包括市场预测报告、市场调查报告、企业经济活动分析报告、经济合同、商品说明书、商品广告等。

文秘人员只有熟练地掌握了以上五大类公文规范的写作技能，才能胜任公文撰写的重要任务。

第5章文秘自身素质提高的途径有哪些

一、勤于学习是重要基础

第一次当文秘的你，也许想知道什么是你快速写出好公文的捷径，因为你是如此的想把你的工作做好，想让自己的价值得到体现和认可。

但是对于公文写作，你的确又很陌生，怎么办？那就只有四个字：“勤于学习”。首先，要勤于学习理论知识，增强超前意识。其次，要勤于学习先进榜样，明确追赶目标。

勤出成果。马克思写《资本论》，辛勤劳动，艰苦奋斗了40年，阅读了数量惊人的书籍和刊物，其中做过笔记的就有1500种以上。我国历史巨著《史记》的作者司马迁，从20岁起就开始漫游生活，足迹遍及黄河、长江流域，汇集了大量的社会素材和历史素材，为《史记》的创作奠定了基础。可见，任何一项成就的取得，都是与勤奋分不开的，古今中外，概莫能外。

勤出聪慧。传说古希腊有一个叫德摩斯梯尼的演说家，因口吃，登台演讲时，声音浑浊，发音不准，常常被雄辩的对手所压倒。但是，他不气馁，心不灰，为克服这个弱点，战胜雄辩的对手，便每天口含石子，面对大海朗诵，不管春夏秋冬，雨雪风霜，坚持五十年如一日，甚至连爬山、走路也边走边说，终于成为全希腊最有名气的演说家。这说明，即使有些天资比较差、反应比较迟钝的人，只要有勤奋好学的精神，同样也是可以变拙为巧，变拙为灵的。

二、勇于实践是有效方法

文秘工作是一项实践性很强的工作，所以我们强调做好文秘工作必须勇于实践。

同时，实践还有助于提高理论修养。毛泽东在他著名的哲学名篇《实践论》中曾经这么写到，社会的人们投身于变革在某一发展阶段内的某一客观过程的实践中（不论是关于变革某一自然过程的实践，或变革某一社会过程的实践），由于客观过程的反映和主观能动性的作用，使得人们的认识由感性的推移到了理性的，造成了大体上相应于该客观过程的法则性的思想、理论、计划或方案，然后再应用这种思想、理论、计划或方案于该同一客观过程的实践，如果能够实现预想的目的，即将预定的思想、理论、计划、方案在该同一过程的实践中变为事实，或者大体上变为事实，那么，对于这一具体过程的认识运动算是完成了。例如，在变革自然的过程中，某一工程计划的实现，某一科学假想的证实，某一器物的制成，某一农产的收获，在变革社会过程中某一罢工的胜利，某一战争的胜利，某一教育计划的实现，都算实现了预想的目的。然而一般地说来，不论在变革自然或变革社会的实践中，人们原定的思想、理论、计划、方案，毫无改变地实现出来的事，是很少的。这是因为从事变革实践的人们，常常受着许多的限制，不但常常受着科学条件和技术条件的限制，而且也受着客观过程的发展及其表现程度的限制（客观过程的方面及其本质尚未充分暴露）。在这种情形之下，由于实践中发现前所未料的情况，因而部分地改变思想、理论、计划、方案的事是常有的，全部地改变的事也是有的。即是说，原定的思想、理论、计划、方案，部分地或全部地不合于实际，部分错了或全部错了的事，都是有的。许多时候须反复失败过多次，才能纠正错误的认识，才能到达于和客观过程的规律性相符合，因而才能够变主观的东西为客观的东西，即在实践中得到预想的结果。这充分说明了实践对于认识的巨大作用。

所以要想提高文秘素质和写作技能，必须勇于实践。

三、善于总结是催化剂

经过前面的学习和实践之后，你已经有了很好的基础，下一步的工作就是要善于总结。

为什么要总结呢？这是因为只有通过总结才可能使你的学习和实践有序化。

我们在前面强调了学习的重要性，但是怎样的学习才是有效的学习呢？学习的时候必须善于确立目标。无目标的行为，是盲目的行为；无目标的学习，是一种偶然学习，而非有意义的学习。解决问题时，目标不明确，只能是“尝试错误”式的行为，而不能达到“顿悟”水平。

那么，学习的目标和总结有什么关系呢？总结的目的就是为了让你回过头来看看自己是否完成了自己的学习目标。看看自己完成了哪些目标，没有完成哪些，为什么完成了，为什么没有完成；下一步应当怎么办？总结经验不仅知识上的诊断和补救是重要的，方法上的自我总结也是重要的，或许更加重要。

要善于不断地总结自己在学习上的成功经验和失败教训，不断发展适合自己的高效的学习方法和思维方法。正是从这个意义上说善于总结是催化剂。

现在我们提供几种在自我总结时自问的方法：

（1）经过一周、一个月、一年的学习，你学会了什么？具体说来，包括在业务方面，在与领导相处方面，在人际关系方面，在办公自动化方面。

（2）你掌握了几种技能？不是每一个人都能很清楚地认识到自己的技能的。

很多人不知道每个人都有上百种技能而不是几种技能。有人问一位求职研讨班上的人有什么技能时，他说“一种也想不起来”o为什么？他不善于总结，所以难以对自己有一个清醒的、很好的认识。其实他工作的15年中没有缺勤，只迟到过一次；他为自己的工作感到自豪，而且，他在单位的工作中，被顾客投诉是最少的，他怎么能说自己没有技能呢？

很好地总结是认识自己的开始，也是自我反省的基础。

四、自我反省是动力

为什么要自我反省，这是因为在学习、实践总结基础上的反省，可以令你看到自己在文秘写作工作中存在的不足，从而激发你不断前进，以致达到完美。

古人云：每日三省吾身，可以无过矣。反省是为了不断地淘汰旧有的自我，更好地提升自己的写作能力。

不知道你有没有听过这样一个故事：在非洲的大草原上生活着羚羊和狮子。

一天清晨，羚羊从睡梦中醒来，它想的第一件事就是，我必须比跑得最快的狮子还要快，否则，我就会被消灭。而狮子也同时在想，要想得到我今天的美餐，我必须比跑得最快的羚羊快。于是在广袤无垠的大草原上，无时无刻不在演绎着惊心动魄的生死搏杀，优胜劣汰的自然法则在这里体现得淋漓尽致。

“每天淘汰你自己”，这是要时常告诫自己的一句话。事实上，我们所处的生存空间正在被无限压缩。20世纪70年代的时候，欧美一些未来学家曾经预言：“当人类跨入21世纪时，每周的工作时间将压缩到36小时，人们将会有更多的时间提升自我，休闲娱乐。”但历史的脚步真的迈入21世纪时，人们却惊讶地发现，相当多的人每周工作时间在无限延伸，甚至超过了72小时，而有不少人却被“剥夺”了工作的权力，被市场无情地淘汰和抛弃了，而那些每周工作时间在不断延伸的人们却是愈加发奋苦苦地“提升”自我。未来学家们的美好预言被残酷的事实无情地击了个粉碎！

假如你不淘汰自己，可能就会被别人淘汰。一位在某中外合资企业任职的高级秘书一直忙于日常事务，在“干杯”声中翻过了日历。几年后，他的下属学历比他高，能力比他强，经验也在数年的商海中获得了积累，羽翼日渐丰满，工作业绩惊人，在公司年终绩效考评中名列第一，迅速淘汰了他这位领导，留给他的仅是蹉跎时光的惋惜。

我们无需像诗人们那般伤感，但是最起码，对自己目前的生活方式要认真反省，对将来的日子，更应善加把握，使人生更充实。

五、接受批评是完善

我们知道人不是一个独立的存在，总是要和他人打交道的。而且人在认识自己的过程当中不可能总是很完善的，所谓旁观者清，当局者迷就是这个意思，所以，你一定要善于接受批评，在批评中完善自己。对待来自他人的批评，最重要的是断定他人的批评是否对你有价值，不一定所有的批评你都要接受。如果是出于成见的批评，无关紧要的批评，恶意的批评，你根本不用领会；如果是善意的批评，有价值的批评，接受下来又何乐而不为呢？

在接受批评的过程中，我们必须要避免三种情况：

（1）不接受批评。

可能我们都会有忍不住反射式拒绝接受别人批评的做法，也会有马上自圆其说的念头和反唇相讥的冲动，但都要克制，因为这样的后果就是你不接受别人的批评，尽管你也许会改正。但是，别人会认为你固执己见。如果经常对别人的批评找出各种借口来反驳，你的信誉度会直线下降。

（2）满不在乎。

一旦听到批评，很多人会表现出毫不在乎的神情，其实这种消极的态度只能说明你的心胸狭窄。如果长此以往，你可能会变得对什么事都不在乎，这样你永远都不会得到别人的帮助。

（3）口是心非。

还有一种情况是表面上接受了对方的批评，口头上不反驳，但心里却根本不接受，只是不愿意自己的形象在别人心里不完美。或者是你根本就没有认识到你自己是否真的犯了错误，不过，既然人家已经提出来了，你就应当反省一下自己。

第6章文秘如何正确地进行公文写作

公文作为党和国家实施管理、传达意志、治理国家的重要工具和手段，它的制定是有一定的规则与步骤的。具体来讲，公文的制定一般有以下几个步骤：

一、正确体现发文主旨

公文的拟定都是要从实际出发的，是符合事物发展规律与进程的，因此，在着手进行拟定之前，一定先要明确此公文的主旨，即公文的主题与目的，具体包括以下几方面：

1.确定中心内容并决定文件的文种

公文的拟定是为了解决某种问题、执行某些决议，它的中心内容一定要明确，直截了当，明明白白地表达文件的意图。制定公文时要选择合适的文种，这样才能更加准确的表达文意，如果我们要汇报工作情况，就要考虑是写专题报告还是写情况简报；而对于下级来文所反映的问题，是写一个指示，还是写含有规定性质的通知等等，就需要我们进行正确的文体选择了。

2.明确发文范围与对象

不同公文的发文是有不同范围与对象的。例如向上级汇报工作、与有关单位进行交流沟通或是让有关部门人员阅读批阅，这些范围与对象都是有区别的，所以文件的拟定也会有所区别，因此进行公文写作时要明确发文范围与对象。

一、认真组织材料并进行调查研究

一般来讲，在明确了发文的主旨与文种等问题之后，就要围绕主题整理材料了，同时还要进行一定的调查研究，这样就可以根据具体的情况拟定公文了。

但是有些公文在拟定时也不需要进行专门的搜集材料和调查研究工作，只要在明确发文的主旨以后，就可以拟定了。

具体来讲，公文材料的搜集和调查研究，一方面是收集和阅读有关的文字材料；另一方面是到实际当中搜集活材料，做到理论与实际相符合。比如说，我们要制定某一工作计划，首先要参考去年的工作计划及工作总结，还要研究当前所面临的具体形势等等。

三、合理安排结构并拟订提纲

在收集完材料之后，就可以草拟写作提纲了，即拟写出文件内容要点，提纲的详略可以根据文件的具体情况决定。拟写提纲是非常重要的构思过程，通过拟写提纲，可以明确文件的基本观点，并针对提纲进行讨论研究和修改，使文件更加符合要求。

四、拟定正文

安排好公文的结构之后，我们就要按照公文的写作要求，拟写正文了。进行写作时一定要抓住中心内容，紧扣主题。另外，写作时还要注意两方面问题：

1.观点鲜明，选材得体在进行公文写作时，一定要有明确观点，否则就会给人一种空洞的感觉，让人觉得缺乏依据，不易使人信服；文件的材料与观点应该是统一的，材料应为观点服务，观点也要紧扣主题，二者要结合起来才能更好地完成公文的拟定工作。

2.语句要简洁

公文的目的是要传达某种意志或是交代某些问题，因此，它的语句要求简单明了，要清楚的表达它的意思，不能含糊不清。

五、对初稿进行检查与修改

公文的写作也像其他文章一样，完成初稿的写作后，还要反复认真的进行检查修改，尤其是重要的文件，往往要经过多次的修改才能最终通过，这样才能更清楚的体现党和国家行政机关的意图。

第7章文秘写作为什么要具备类比思维

类比思维，俗称“类比法”，是指根据事物的某些属性、特征，推演出该事物形式的一种间接的推理，其准确程度取决于前提中所确认的事物的性质、特征的数量和可靠程度，这些性质、特征与类推所得结论的关系是否密切，等等。

在公文写作中，一种思维模式总是对应一种写作方法和写作风格的。因此，建立类比思维的写作思维模式是运用类比思维的前提和先导。类比思维的思维模式一般有“赋形（领会写作目的）路径（确定类比目标）策略（设计写作方案）文本（语言文字表达）”四个步骤。这四个步骤是类比思维的思维操作模型，公文撰写者要在经常、反复的写作实践中养成运用这一思维模型的良好习惯，掌握其特点和规律，使类比思维模式逐步成为感性的、意象的心理经验和思维定势，在公文写作过程中自觉加以运用。

类比思维是一种典型的再现性思维，必须有明确具体的参照系，公文撰写者对参照系的了解越深入细致，类比思维的意象就越多，公文质量就越高。

因此，加强类比思维的训练，对于文秘人员的写作有重要作用。在立意阶段，要重点抓好写作路径思维的训练，通过反复的研究和对比，形成进入类比角色的思维能力，能够根据不同公文的写作要求做出灵敏的反应和正确的判断，确定正确的参照系；在行文阶段，主要侧重写作策略思维的训练，根据类比参照系的特点和要求训练材料生成、结构安排能力，以及在具体目的、文体和现实语境、时空背景下的语言表达能力；在修改阶段，则重点训练类比思维的整体运用能力，以准确、适度、平衡为标准，综合考虑各方面的审校和修订，使公文成稿的内容、既定作者、接收者、应用环境最大限度的达成和谐与一致。

类比思维的主要运用点：一是公文的主旨类比，可参看上级的有关文件，比如学院在发布有关防止学生食物中毒内容的公文时，就可参看省教育厅下发的相关内容的公文；二是公文格式的类比，比如要上报一个关于建设工程项目需上级下拨经费的请示，应首先向省政府上报，再向行业主管部门行文时，就可类比向政府上报的公文格式；三是个性、语气的类比。比如你想给领导写一份讲话稿，你写出的内容必须要与领导的语气大致差不多，不能过多地带上自己的痕迹。若使人一听，这不是领导的语言，而是他秘书的风格，这样的类比就不成功了。

第8章文秘写作时如何巧妙地运用“套用术”

有人说：“天下一套，就看会套不会套”。这种说法颇似戏言，不可全信。

但是在应用写作领域里，某些类型的文稿从体例框架到观点材料确有不少可套之处。下面是几种在公文写作中有效的“套用术”。

一、例套用法

公文写作涉及的文体很多。不同的文稿往往有不同的体式要求。一般来说，同类文稿的体式和写法大同小异，完全可以相互套用。对于文体格式的套用相对比较简单，文秘只要熟悉文稿的体式要求，掌握文头文尾的固定程式，会用相应的专用词语，“套用”起来便会得心应手。正文内容的写作相对比较复杂，但同样有“套用”规律可循。

（1）起草规章制度、工作报告类文稿，由于各部分内容之间存在并列关系，因而在内容安排上一般采用并列式。各部分内容可用“一、二、三、四”。

标号逐条逐项排列，也可用“分号”相隔；如果各部分内容较多，还可用划分自然段的办法处理。

（2）撰写请示及某些专题性报告、指示、批复等，由于其内容往往有说明情况和阐述理由两个方面，因而在写法上可以采用递进式，即按照事物本身的发展顺序或者按照思维认识顺序，顺着由远及近、由小到大、由易到难、由浅人深的次序逐层叙写，层层推进。

（3）撰写调查报告、工作总结类文稿，由于内容通常存在着因果关系、总分关系或对比关系，因而在写法上往往采用综合式。一般是先按照时间顺序概述事实，然后集中归纳出几条经验教训，或者提出几个研究讨论的问题，最后有针对性地提出意见和建议。只要掌握了各类型的写作规律，文秘人员在构思和内容铺排上就可以省时省力，写作的速度就会大大加快。

二、结构套用法

结构是文稿的骨架。各类公文文稿尽管体式、内容及用途各不相同，但多数公文的写作框架类似，而且有的已经形成了相对固定的结构“模式”o既是模式，便有一定的可套用性。文秘人员在时间紧迫、来不及创新构思的情况下，完全可以从结构布局上参考、借鉴或套用某些现成文稿的框架。

机关单位的工作报告或工作汇报材料，在内容布局上通常有四个部分：（1）工作情况及所取得的成绩、进展；（2）工作中初步探索和积累的经验及体会；（3）存在的问题与不足；（4）今后的打算及对上级的建议、请求。这种结构安排符合内容要求，也符合人们的思维习惯，具有一定的逻辑性，因而其框架具有模式性。不论是撰写综合汇报材料、还是撰写专题报告，不论是写四部分、还是写两三部分，这种布局方式和内容顺序是不会有多大变化的，因而，撰写同类材料时完全可以套用。

撰写综合性的汇报材料，其结构方式也有一定的规律。一般是先汇报总的工作思路及大致工作过程，让上级领导有个总体印象；然后再根据平时的排序习惯，依次汇报农业、工业、财贸、文教卫生及其他方面的工作情况。而工作方面的情况就是生产、经营、产品开发、社区建设等内容。全文为总分式结构，分项内容为并列式结构。套用这种模式，构思毫不费力，撰稿顺理成章。

三、观点套用法

应用文写作尤其是公文写作要讲究思想性和政策性。由于党的路线、方针、政策和国家的法规、政令具有稳定性、连续性和统一性，因而公文写作中涉及或常用的一些重要的理论观点、基本提法、政策口径等也是相对稳定和统一的。

即使各地有一些特殊的政策和创造性的提法，也不会与中央精神相抵触，而且有地方特色的观点和提法在当地来说，也是相对稳定的。因而在公文写作中完全可以根据需要整句、整段地套用一些基本观点和精辟论述。这种套用既省时省力，又能提升文稿的层次，体现文稿的理论性和时代性。公文写作中可以直接套用的观点和提法很多。大的观点如“一个中心、两个基本点”的基本路线，物质文明和精神文明“两手抓、两手都要硬”的方针等。常用的提法如“解放思想，实事求是”，“调整产业结构、转换经营机制”等。

另外，在长期的公文写作中，还形成了许多表义精确、结构紧凑、句式整齐的“四字经”，应急写作时随时可以选择套用。如，表达方针政策的“长期共存、互相监督、肝胆相照、荣辱与共”等；表达任务目标的“政治合格、军事过硬、纪律严明、保障有力”等；表达原则的“相互尊重、求同存异、和睦相处、共同发展”等；表达意愿的“人尽其才、地尽其利、物尽其用”等；列举问题的“大吃大喝、以权谋私、贪污腐化、违法乱纪、作风霸道”等等。只要文秘人员将这些观点和提法牢记于心，应急写作时信手拈来即可套用。

四、材料套用法应急写作需用的材料，往往只有一小部分需要实地调研并收集整理，所需的大部分材料要从已有的材料中选取。套用的材料来自三个方面：

1.来自综合型的“坐底”文稿

有些综合型文稿，如各省、市、县每年年初召开的人代会、总结表彰会、党委扩大会及专业工作会形成的文件资料，在年度内完全可以作为全面工作或某一方面工作的基础资料，即“坐底”资料，这类资料中的阐述材料、论证材料、例证材料、结论材料等，往往可以分别提炼出来，在广泛的领域里或多种场合中反复使用。有些材料在撰写报告、起草讲话稿时适当套用即可，不必每次都去找新材料，也不必苦思冥想每次都来个新说法。

2.来自文秘人员的“资料库”

一般来说，文秘人员平时都注意各种写作材料的积累，“资料库”内经常储存着各种文字资料，如单位的基本情况材料、基本数据汇总，历年的工作计划、总结，领导的工作部署、专题讲话材料，历次的报告、汇报材料，先进典型事迹材料，各种信息、简报资料等等。一旦写作急需，这些“文字兵”便会招之即来。

3.来自文秘人员的“头脑库”

平时，文秘人员为了掌握动态、了解情况，要经常收集听取各种情况汇报，列席旁听各种会议发言，深入实地调查研究，笔记本和头脑中要储存着大量的写作材料。有些材料已经形成正式文稿，也有些材料尚未使用，还有些材料属于以往写作未用的“边角废料”，应急写作时将这些材料“调”出来对号入座，往往有出奇不意的功效。

五、改装套用法

这是一种最直接的整体或部分套用法。文秘人员以往写过的文字材料中，有的在体例、内容等方面与本次应急写作的要求相类似，在紧急情况下完全可以拿出来改头换面使用。旧文稿的改装之法有两种：

1.切割重组

公文文稿大部分是由各个观点加例子的“材料块”组装而成的。文秘人员根据应急写作的要求搭好新的框架后，可以像重新摆放组合家具那样，对所需用的“材料块”加工之后，重新组合使用。当然，参与重组的“材料块”应该是近期用过的、仍有重复使用价值的东西，不能给人以老调重弹的陈旧感。

2.调整顺序

有些文稿的写作基础很好，且与应急需用的文稿相类似，在这种情况下，只要从内容详略、布局轻重、次序先后等方面适当加以调整，或者只需在原框架内加进一些新的实例、变换一些反映最新进度的数据，即可整旧如新，应急使用。

上述公文写作中的“套用术”，仅限于有经验的文秘人员在紧急情况下使用，绝非教人投机取巧。一个有作为的文秘写作人员，一定要在精心写作、创新文思上下工夫，练就一手锤炼文稿的真本领，切勿养成照抄、照套的毛病。

更何况如果没有深厚的写作功底，就无法掌握“套用术”，即使硬性“套用”，也易弄巧成拙。

第9章文秘如何提高自己的公文写作水平

一、要端正态度，培养兴趣

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，绝不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机关、社会团体、企事业单位处理公务、实现指挥、组织管理和协调工作的工具，其地位十分重要。我们应该充分认识秘书工作和文秘写作的意义，抱着对工作高度负责的态度对待写作。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡过程中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要掌握最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”

与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。这样就一定会学得快，学得好，不断地取得进步。

二、牢固掌握文秘写作基础知识

文无定法，贵在得法。任何事物都有其内在的规律性，任何产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规律可循、无理论可依的观点，是完全站不住脚的。古人云：“写作无秘诀，作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

三、借鉴范文，为己所用

鲁迅曾经说过，凡是已有定评的大作家，他的作品本身就说明着“应该怎样写”。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。巴金曾谈到阅读与写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们应认识到，“读书是读他人之书，作文是作自己之文”，借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西，而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

四、养成积累写作素材的好习惯

1.素材积累的内容

（1）与现实工作有关的文件、领导讲话、调查报告等资料。积累这些资料的目的，是一旦领导布置任务不至于手忙脚乱。

（2）从写作角度积累上述类型资料。角度变了。标准也自然会变，没有时间限制，内容可与现实本职工作无关；没有范围限制，单位内、外均可。选择的类型大致可分为两类：一类学习写作方法；另一类学习语言修辞。积累这类资料的目的，是作为样板，直接应用。

（3）自己写过的文章草稿（文章的定稿要归档）o回过头来看一看，可以温故而知新，说不定日后还有用处。

（4）有关文章写作的书籍、报纸、杂志，重点是有关公文写作的。

2.素材积累的方法

（1）采用摘抄卡，分类别如典型人物、事例、经验和教训、新做法、新提法、新事物、新动向等来进行卡片摘抄。

（2）摘抄一些重要的观点和名言警句。

（3）用电脑下载一些文章。

（4）将一些重要的资料复印下来进行保存。

3.素材积累的过程

（1）搜集：秘书可利用参加各类会议的时间进行资料收集，也可依据平时所见进行资料收集，范围可包括所见的书、报、刊，也可包括所经手的文件、领导讲话稿、相关论文等。从时间的分配来看，搜集可根据当前的工作需要集中进行，也可以在平日里分散进行。

（2）筛选：筛选就是将搜集到的材料，根据一定的标准，通过阅读加以确定取舍。虽然搜集本身就具筛选性，但其范围过大，标准过宽，待存储量过多，不易保管，也不易查找。经过筛选，范围缩小了，应选取的内容也明朗化了。

（3）加工：即运用前文中提到的几种方式对选定的内容进行处理、加工。

（4）分类储存。

五、勤学苦练多修改

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学苦练，坚持不懈，才能熟能生巧，运笔自如，真正学到精髓提高本领。

作为文秘人员，多写多练虽然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。

多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。使文章符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取他人意见，克服怕人挑“刺”的缺点，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速提高。